Việc đánh dấu riêng tư và bí mật trên bì thư mà không có lý do chính đáng chắc chắn sẽ gây ấn tượng xấu ngay lập tức. Trước hết, đó là sàn diễn của bạn. Nhưng ngược lại, nếu trong một thời gian dài mà chỉ có một người làm được việc, người ta sẽ bắt đầu thắc mắc về những người khác.
Đây là sự tâng bốc giả tạo và thay vì tin cậy, họ sẽ nghi ngờ bạn). Hãy tìm xem bạn thích làm gì và bạn sẽ làm thành công. Thời điểm bắt đầu, kết thúc hay nghỉ giải lao chính là những lúc mọi người ít cảnh giác nhất.
Nhưng khi Goodfather sắp rời khỏi phòng, ông quay sang một vị ủy viên quản trị và nói: Về chuyện mấy chậu cây cảnh… Người ta đã thuê ông! Tuy nhiên, khi ngân hàng gửi khoản tiền vay đó đến công ty của anh thì anh lại đang ở châu Âu. Tôi bắt đầu giải thích hoạt động bảo trợ, các khoản tiền được sử dụng vào những mục đích gì và viên trợ lý giám đốc liên tục gật đầu đồng ý.
Một số người thì không sử dụng gì đến các dữ kiện trong quá trình ra quyết định vì họ cho rằng chúng chỉ làm họ thêm rối trí, nhưng phần lớn mọi người đều sử dụng chúng để giải thích cho những quyết định của mình. Một vài nhân viên chủ chốt của chúng tôi nhận lương từ sáu bộ phận khác nhau. Đây là điều tôi gọi là động viên tiêu cực.
Nếu bạn phải có mặt ở một địa điểm nào đó trong vòng 10 phút nữa, hãy đừng cố gọi thêm một cuộc điện thoại nào nữa chỉ vì bạn muốn mình không còn đủ thời gian để đến đó. Nếu biết rõ những người mà tôi hẹn gặp thường đến họp muộn từ 20 đến 30 phút, tôi sẽ tính toán mọi việc dựa trên điều đó. Những văn bản chính thức thường khiến mọi người e ngại.
Chẳng hạn, trong cuộc họp kéo dài hai tiếng đồng hồ, vài phút đầu trước khi nói chuyện làm ăn và vài phút cuối trước khi mọi người ra về có thể cho bạn biết về đối tác nhiều hơn những gì xảy ra trong khoảng thời gian hội họp. Trong các giai đoạn khác nhau, những vấn đề ta gặp là hoàn toàn khác nhau. Hai sự việc trên riêng rẽ nhưng lại có liên hệ với nhau và điều đó giúp chúng tôi sắp xếp cách tiếp cận.
Tôi giữ tờ giấy này trong khoảng 50 ngày, sau này tôi sẽ có được nhiều trang ghi những cuộc gặp gỡ và những việc không được thực hiện trong vòng 50 ngày đó. Loại dữ kiện thứ hai mà bạn phải xem xét bằng trực giác là dữ kiện phát sinh từ chính tình huống đó. Vì vậy, nếu bạn thấy họ có khuyết điểm, vì quyền lợi của chính mình, hãy chỉ cho họ thấy.
Khi họ đã quen với công việc mới, họ sẽ tuyển dụng thêm nhân viên cần thiết hoặc sử dụng nhân lực từ những bộ phận khác. Nếu tôi phải tham dự một cuộc họp trong vòng một giờ nữa, và tôi có mười việc phải hoàn thành trước, tôi sẽ làm bất cứ điều gì cần thiết để hoàn thành cả mười việc đó trong một giờ. Các doanh nghiệp mới có nhiều khả năng thành công nhất là những doanh nghiệp có mối liên hệ với những gì người chủ đã làm trước đó.
Một số người lại không thích thư ký nhận thông tin cho mình và luôn muốn tự thu xếp các cuộc hẹn. Khả năng nhận thức khi nào mình đang áp đặt khách hàng là khả năng quan trọng nhất của người bán hàng. Họ muốn chúng tôi giúp họ khiến cho một nữ vận động viên quần vợt dành nhiều thời gian hơn cho công ty.
Và sau đó, tôi sẽ nhắc đến vấn đề thù lao để xem ông ta có xem xét trả cho chúng tôi mức lẽ ra chúng tôi đáng được hưởng hay không. Tôi nhận ra người mình đang nói chuyện không phải là người mình cần, và người này không hiểu được những gì tôi đang nói. Chúng ta có thể thay đổi mức độ thường xuyên và mục đích của hầu hết các cuộc họp mà không làm mất đi hiệu quả của chúng.